Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej działa jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba zaoszczędzonych materiałów, ale również zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego treść bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie stworzenia i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania powinno się natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt prosty formularz także ma ograniczenia, ponieważ nie umożliwia odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien zatem odpowiadać rzeczywistym potrzebom, a nie wyłącznie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest postanowienie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia wyborów. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć przemian wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię modyfikacji, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest również określenie, które czynności wymagają zgody i kiedy powinno się ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez tożsamy proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, podczas gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom kontroli. Rozróżnienie tych przypadków pozwala uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Należy także pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasami staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska trzeba sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednakże od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się przeanalizować właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają także zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji poza miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także użytkowanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może jedynie odczytać dokument, czy także go zmodyfikować, ściągnąć albo przekazać dalej. Ważna jest także procedura odbierania dostępu po zmianie zadań albo zakończeniu współpracy. Dalszym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających testom. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy także uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Polecam: rejestracja czasu pracy pracownika.