Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto prześledzić bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, jednakże przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie prawie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie lub dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (zobacz: transkrypcje cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do modyfikacji w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju używa się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne przedstawienie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale także wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, ponieważ nawet niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Całkiem inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Ostateczny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.

Dodatkowe informacje: transkrypcje nagrań.