W codziennej pracy z dokumentami duże znaczenie ma nie tylko sposób ich budowy, niemniej jednak również późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych zadań.
Program do zarządzania dokumentami pozwala uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest prócz tego implementację struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Inaczej przeprowadza się dokumenty powiązane z obsługą klientów, a przeciwnie umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt rozbudowany podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.
W praktyce kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez określony czas. Ważne jest ustalenie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad dosłownie dobrze uporządkowane repozytorium z zdarza się, że staje się skomplikowane w obsłudze. Problemem bywają też różnorodne wersje tego samego dokumentu. Jeżeli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przemian a także zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie w szczególności tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne lub realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz również jakości plików i sposobności ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, szczególnie w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ pozwala wyszukiwanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również wykorzystywać metadane, tj. data utworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich prawidłowość ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli opisy są niepełne albo niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Trzeba także pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobów odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu panującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do ludzi, którzy potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma również przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików albo odejścia pracownika odpowiedzialnego za dany obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane również po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Sprawdź również informacje na stronie: rejestracja czasu pracy pracownika.