Sposób pracy z fakturami coraz częściej uzależniony jest od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały wymianę dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze wykorzystanie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, obieg dokumentów lub inne rozwiązania używane w przedsiębiorstwie.

Zakres takiego połączenia nie musi być natomiast taki sam w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może wciąż wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur sprawia potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę bardzo często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnych etapów pracy. Jeżeli już sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.

Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów oraz datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest również to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w dalszym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed kolejnym przetwarzaniem. Jeśli system samoczynnie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które wcześniej funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były sprawdzane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. O ile operacja się nie powiedzie, przyczyna może mieć charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może posiadać sens w sytuacji chwilowego kłopotu z komunikacją, jednakże nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest również wyświetlanie przejrzystych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, o ile pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.

W codziennej obsłudze znaczenie ma również sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być konieczne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki stopień da się stworzyć na bazie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto też przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie bardzo ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został zaprojektowany, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne zwłaszcza wówczas, gdy prędzej czy później powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF należy rozpatrywać jako detal całego obiegu informacji, a nie tylko jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.

Zobacz również: KSeF API integracja.