Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych kodów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać pośród poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto ze starannością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, oraz sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa również przygotowanie danych wykorzystywanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeśli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może tylko przekazać dane, które zostały uprzednio przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem wymiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z takowych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział stosuje inne oznaczenia niż drugi. W pewnych przypadkach konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a nierzadko wystarczy ustalenie, które źródło informacji ma mieć pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W bardzo dobrze opisanym procesie określa się zatem nie tylko sposób przesyłania faktur, ale również reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, natomiast przy błędnych danych może tylko powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która pozwala rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje także możliwość odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury należy móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, jednak przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc przemienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak też sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają w dodatku uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość wykonania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać wykorzystany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy poszukiwać rozwiązania dla nietypowego przypadku.

Źródło: KSeF API dokumentacja.