W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, ale również sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie sprecyzowanej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W takich wypadkach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.

Samo przepisanie słów nie zawsze natomiast wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach ukazują się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania albo fragmenty, których nie da się dobitnie usłyszeć. W praktyce należy wtedy rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z tych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.

Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być zastosowany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie ze starannością odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko i wyłącznie pełne zdania, lecz również momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej lub fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (polecana strona:transkrypcja do sądu cennik). Przy dłuższych materiałach ważne staje się też oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. O ile na nagraniu mówi kilka osób, niezbędne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się w szczególności wówczas, gdy rozmówcy mówią jednocześnie. W takiej okoliczności zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na podstawie domysłów.

Określenie stenogram jest często używane zamiennie z transkrypcją, choćby w zależności od wykorzystania może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się przede wszystkim z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie oznacza to natomiast, że każdy zapis powinien wyglądać podobnie. Całkiem inaczej opracowuje się rozmowę, w której bardzo ważna jest naturalna metoda wypowiedzi, a całkiem inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się między innymi powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, jednak w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma w przyszłości wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana tylko pod względem wyglądu gotowego tekstu.

Na dokładność zapisu wpływa przede wszystkim jakość materiału wejściowego. Nagranie zrobione w spokojnym pomieszczeniu zwykle umożliwia łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo albo wiele osób rozmawia równocześnie. Znaczenie ma także sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i powinno się to wyraźnie podkreślić w tekście. Równie na prawdę ważna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb a także terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może zmodyfikować znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest więc nie tylko czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co naprawdę wynika z nagrania, a tym, co można tylko przypuszczać.

Więcej informacji na stronie: transkrypcja nagrań.