W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, niemniej jednak też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie konkretnej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W takich okolicznościach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.

Samo przepisanie słów nie zawsze jednak wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach ukazują się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania lub fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce trzeba wówczas rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z tych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.

Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być wykorzystany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie gruntownie odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko i wyłącznie pełne zdania, lecz także momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej lub fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (sprawdź również:stenogram cennik). Przy dłuższych materiałach istotne staje się również oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeżeli na nagraniu mówi kilka osób, niezbędne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się zwłaszcza wówczas, gdy rozmówcy mówią równocześnie. W takiej sytuacji zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na podstawie domysłów.

Określenie stenogram jest na prawdę bardzo często używane zamiennie z transkrypcją, choć w zależności od wykorzystania może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się przede wszystkim z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie znaczy to jednak, że każdy zapis powinien wyglądać analogicznie. Zupełnie inaczej opracowuje się rozmowę, w której istotna jest naturalna forma wypowiedzi, a zupełnie inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się między innymi powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, natomiast w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma później wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana wyłącznie pod kątem wyglądu gotowego tekstu.

Na dokładność zapisu wpływa głównie jakość materiału wejściowego. Nagranie zrobione w spokojnym pomieszczeniu zwykle pozwala łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo albo wiele ludzi rozmawia jednocześnie. Znaczenie moraz sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i należy to wyraźnie zaznaczyć w tekście. Równie istotna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb oraz terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może zmodyfikować znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest więc nie tylko czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co de fakto wynika z nagrania, a tym, co można tylko przypuszczać.

Sprawdź również informacje na stronie: transkrypcje nagrań.