Sposób pracy z fakturami bardzo często zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego szczegółu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych a także późniejsze użycie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, przepływ dokumentów lub inne rozwiązania używane w zakładzie usługowym.

Zakres takiego połączenia nie musi być jednak bardzo podobny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeśli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.

Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są aktualnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów oraz datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi jedynie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest też to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być właściwie wykorzystane w dalszym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed kolejnym przetwarzaniem. O ile system samoczynnie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które uprzednio funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były weryfikowane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i należycie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeżeli operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może posiadać sens w przypadku chwilowego problemu z komunikacją, natomiast nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane samoczynnie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest także wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, o ile pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.

W codziennej obsłudze znaczenie ma również sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki stopień da się wytworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto też przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji oraz sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie znacząca jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został zaprojektowany, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wtedy, gdy po pewnym czasie powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF powinno się rozpatrywać jako element całego obiegu informacji, a nie tylko jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.

Polecam: KSeF API.