Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko i wyłącznie liczba tworzonych dokumentów, niemniej jednak też sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą prędzej czy później stać się częścią innego procesu, przykładowo testom rozliczeń, obsługi reklamacji albo przygotowania umowy. Jeżeli już dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych dziedzinie, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest natomiast uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są rzeczywiście wykorzystywane. Podział oparty wyłącznie na strukturze działów nie za każdym razem odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takiej sytuacji przydatne staje się wyszukiwanie według różnych kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Należy przy tym pamiętać, że jakość rezultatów zależy od poprawności wprowadzonych danych. Wręcz rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, o ile dokument został przedstawiony błędnie albo nie przypisano go do właściwej sprawy.

Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest postanowienie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego wykorzystania lub przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje sporo wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać uwagi, które nie powinny wyszukać się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych przemian. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują zatem również określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści a także zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone wprost w pliku, czy też każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, natomiast drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeśli nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma też uwarunkowanie, kto może zatwierdzić zmianę i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami albo decyzjami formalnymi brak takiej kontroli może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii przekształceń nie zastępuje jednak procedury określającej, która wersja jest wiążąca.

Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum należy uwzględnić też dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne tylko na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania a także kontroli. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie należy łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich szukanie, natomiast skuteczność tego procesu uzależniony jest od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu umożliwia przeszukiwać tekst wielu dokumentów, niemniej jednak nie za każdym razem poprawnie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w sytuacji dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Powinno się także określić, czy papierowy egzemplarz będzie wciąż przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza w sposób automatyczny, że oryginał można zrujnować. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, aktualne przepisy oraz przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.

Na sposób przechowywania plików wpływoraz zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może przemienić strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno więc uwzględniać sposobność przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Ważne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, a także zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W sytuacji danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas określony przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy albo znaczny. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto kontroluje terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma także sposób wykonywania kopii zapasowych oraz sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której nigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu trzeba a dodatkowo kontrolować przystępność formatów i możliwość otwierania dokumentów na aktualnie wykorzystywanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego tekst pozostanie czytelna.

Warto zobaczyć: program do zarządzania dokumentami.