Dobór zaplecza technicznego w lokalu gastronomicznym zwykle zaczyna się od określenia, jakie potrawy będą przygotowywane, w jakiej liczbie i w jakim tempie. Dopiero w przyszłości można ocenić, jakie wyposażenie gastronomii jest faktycznie potrzebne. W praktyce łatwo skupić się na pojedynczych urządzeniach, pomijając ich wzajemne implementację.
Tymczasem szerokość ciągów roboczych, wysokość blatów, sposób przechowywania towarów czy rozmieszczenie punktów zasilania wpływają na codzienną organizację pracy. Znaczenie ma również wielkość pomieszczenia. To, co sprawdza się w ogromnej kuchni produkcyjnej, nie za każdym razem ma sens w niewielkim lokalu, gdzie właściwie każdy metr powierzchni musi zostać wykorzystany z uwzględnieniem przejść i dostępu do stanowisk.
Pod pojęciem wyposażenia gastronomicznego mieszczą się zarówno proste elementy stanowisk zatrudnienia, jak i bardziej złożone rozwiązania techniczne. Stoły robocze, regały, zlewy, szafy chłodnicze czy urządzenia do obróbki żywności pełnią różnorodne funkcje, dlatego ich wybór powinien wynikać z rzeczywistego sposobu użytkowania. Na prawdę istotna jest też kolejność wykonywania czynności (zobacz: patelnia gastronomiczna uchylna). Produkty przyjmowane do kuchni powinny posiadać określone miejsce przechowywania, a następnie trafiać do kolejnych etapów przygotowania bez niepotrzebnego krążenia po pomieszczeniu. Przy kształtowaniu warto uwzględnić też czyszczenie a także konserwację. Sprzęt gastronomiczny używany dzień w dzień wymaga dostępu do powierzchni, które powinno się regularnie myć, a konstrukcja poszczególnych elementów może wpływać na czas wykonywania tych prac.
Urządzenia gastronomiczne dobiera się również pod względem parametrów technicznych, a nie tylko ich rozmiaru czy wyglądu. Znaczenie może posiadać pojemność, zakres regulacji, sposób zasilania, zużycie energii oraz wymagania dotyczące podłączenia. W sytuacji chłodzenia trzeba brać pod uwagę ilość przechowywanych produktów i częstotliwość otwierania drzwi. Przy urządzeniach grzewczych ważne są natomiast rodzaje używanych naczyń, sposób przygotowywania dań i obciążenie w trakcie pracy. Nie bez znaczenia pozostaje możliwość późniejszego serwisowania (warto zobaczyć: kuchnie gazowe do gastronomii). Jeżeli już dostęp do podzespołów jest utrudniony, nawet prosta czynność techniczna może wymagać większego nakładu pracy. Dlatego przy porównywaniu kilku rozwiązań warto patrzeć nie tylko i wyłącznie na ich podstawową funkcję, lecz również na warunki użytkowania w konkretnym miejscu.
Planowanie zaplecza wymaga też uwzględnienia przeróbek, które mogą pojawić się wraz z rozwojem działalności. Menu może zostać rozszerzone, zmodyfikować się liczba przygotowywanych porcji albo sposób organizacji pracy. Zbyt ścisłe implementację wyposażenia do jednego wariantu może później ograniczać możliwości przebudowy stanowisk. Z drugiej strony nadmiar sprzętu zajmuje miejsce, zwiększa liczbę powierzchni wymagających czyszczenia i może utrudniać sprawne poruszanie się personelu. Dlatego wyposażenie gastronomii warto rozpatrywać jako całość, w której poszczególne elementy mają określone zadania i zajmują dokładnie określone miejsce w procesie przygotowania żywności. Przy takim podejściu łatwiej zauważyć, które rozwiązania są naprawdę potrzebne, jakie mają ograniczenia a także jakie konsekwencje może mieć ich rozmieszczenie w codziennej pracy.
Zobacz również: wyposażenie gastronomiczne.